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5 herramientas importantes para mejorar la productividad en tu trabajo

Estas son las 5 herramientas que necesitas para mejorar el rendimiento de tu trabajo

¡Saludos! En primer lugar, quisiéramos darte las gracias por haber elegido leer esta publicación. Es un momento muy especial (aunque lo leas mucho más tarde) pues esta es la publicación número 500 en Eduskopia. Una cifra redonda que representa mucho trabajo, esfuerzo, disfrute y aprendizaje que atesoramos en estos más de 5 años de andadura. Toda una etapa que se completa con la mejor de las recompensas: tu reconocimiento y el de muy diversas organizaciones, entidades y, en definitiva, personas. ¡Muchísimas gracias!

5 herramientas para mejorar la productividad en tu trabajo

Desde hace unos meses estamos trabajando con una gran empresa del sector de la automoción en la formación de sus trabajadores en torno a las herramientas de productividad, comunicación interna y trabajo colaborativo a través de los programas de trabajo en la nube (cloud computing). Y es que, además de la formación continua, uno de los mayores desafíos a los que se enfrenta una empresa –independientemente de su tamaño- es el de gestionar adecuadamente la información y la comunicación, tanto si proviene de fuentes internas como externas. Por ende, y nuestra experiencia lo ratifica, podríamos concluir que los principales problemas de desempeño en la actualidad vienen originados por una mala gestión de la información, de la comunicación y de las personas. ¿Estás de acuerdo?

La falta de alfabetización digital en la empresa acaba desquiciando a sus integrantes en un círculo vicioso que afecta a la productividad, comunicación interna, competitividad, etc.

Además de lo mencionado, desde hace unos años, también todos tenemos que lidiar con el necesario proceso de transformación digital que, como tantas veces hemos recalcado, exige un cambio de mentalidad. Un cambio que demanda a los trabajadores la aceptación del uso de estas aplicaciones para la gestión del trabajo y que demanda a los dirigentes una serie de directrices y dinámicas (purpose-built) para demostrar la utilidad práctica de los diferentes programas. Para muestra, en Eduskopia colaboramos con Actitudes 2.0, una metodología de ámbito internacional utilizada para visualizar -entre otras cosas- la importancia del trabajo colaborativo y de la acción consciente e implicación por parte de todos los miembros de una organización.

5 tipos de herramientas de trabajo imprescindibles

Hoy compartimos contigo 5 tipos de herramientas que no deben faltar para mejorar el rendimiento de tu trabajo. Podríamos asegurar que no importa si sois 4, 44, 444, 4444 en la empresa. Las necesidades fundamentales son las mismas. Eso sí, debes elegir cuál te conviene mejor para tus intereses y posibilidades. En el caso de las consultoras, por ejemplo, cada vez funciona más formar equipos de trabajo en remoto (remote working), es decir, que no trabajan en el mismo espacio físico, por lo que el dominio de estos programas es indispensable. No obstante, para otros sectores que aún funcionan de otra manera… vamos a recomendar algunas buenas y nuevas prácticas para que saques tus propias conclusiones. Será una descripción somera, para empezar, por lo que te invitamos a que nos consultes cómo ponerlo en marcha si tienes dudas:

1.        Una herramienta para informarte

Modelo clásico (no quiere decir que sea prescindible): leer el periódico, suscribirse a una revista mensual del sector, escuchar la radio. Estas fuentes de información tradicionales son buenas pero… es posible que necesites recurrir a más opciones, inmediatas, específicas. Los nuevos tiempos (por no decir tus clientes y la competencia) exigen mayor velocidad y precisión en la actualización continua de tus conocimientos.

Modelo nuevo: es posible que ya no dispongamos de tanto tiempo para informarnos como es debido… a menos que lo sepamos hacer adecuadamente. ¿Utilizas herramientas de curación de contenidos? Feedly, Flipboard, Pocket, las listas de Twitter… son algunas que te ayudarán a recibir la información cómodamente en lugar de buscarla en cada una de tus fuentes habituales.

2.                               Una herramienta para comunicarte internamente

Modelo clásico (no quiere decir que sea prescindible): debería ser cosa del pasado eso de interrumpirse para cualquier cosa a través del teléfono interno de la empresa (“ya te he mandado el e-mail que me pediste”), interrumpir para consultar algo a alguien para cualquier cambio (“¿en qué carpeta guardaste la propuesta?”), “freírse” a correos electrónicos los unos a los otros colapsando el servidor de correo con archivos adjuntos (“échale un vistazo y dime los cambios que hay que hacer en el folleto”), dejar notitas en papel o post-its en la mesa de la otra persona (“hay que llamar al cliente mañana”), etc.

Modelo nuevo: Existen numerosas opciones para mejorar la comunicación interna (aunque de la planificación no se libra nadie) entre compañeros y/o proveedores como por ejemplo Slack, Telegram, Skype (también Skype Empresarial), incluso OneNote (de Microsoft Office). Hay cientos de opciones. Lo más importante es determinar un protocolo de comunicación y respetarlo. Hay empresas que se guían por los estados de conexión de Skype (disponible, ausente, ocupado…) para saber si la otra persona puede atender.

3.                               Una herramienta para relacionarte (aprender/comunicarte/vender)

Modelo clásico: encerrarte en tu oficina no parece la decisión más acertada, pero aún son muchos los que siguen practicando el ostracismo (hasta para vender). Tampoco es muy lúcido anclarse en el pasado y meter la cabeza bajo tierra blandiendo argumentos a la defensiva como “esto a mí siempre me ha funcionado bien así y ya tengo 35 años de experiencia” o otro muy típico “no estoy ahora con energías para meterme en formaciones… quizás más adelante (nunca llega), ahora lo importante es seguir produciendo y vendiendo”. En el término opuesto, estar todo el día “de la ceca a la Meca” en eventos y jornadas o llamando “a puerta fría” a los clientes tampoco es posible ni efectivo.

Modelo nuevo: busca un término medio, sé selectivo, y combínalo con una buena planificación offline y online en medios sociales. Normalmente, el aprendizaje, las relaciones y contactos (networking) y las ventas llegan por un cúmulo de factores, no por una acción aislada. Podemos considerar diversas herramientas para relacionarse según diferentes enfoques. Una muy buena es implicarte en la vida de un espacio de coworking que podría aunar muy bien lo que venimos comentando. Y si de comunicación, aprendizaje y relación se trata, no hay nada como las redes sociales (que no son para vender, inicialmente). Plataformas como Linkedin (red social profesional), beBee (red social profesional española de contacto con personas por temas de afinidad), Facebook, Twitter, YouTube, etc.

4.                               Una herramienta para almacenar la información

Modelo clásico (no quiere decir que sea prescindible): el escritorio del ordenador, un dispositivo USB (memoria externa), un servidor interno, etc. Es muy común que en una organización se demore bastante tiempo en encontrar la información archivada en carpetas. Ya no vale decir “es que yo lo hago así y apáñatelas para encontrar la información” sino que hay que pensar como equipo y facilitar que los demás puedan reutilizar tu trabajo.

Modelo nuevo: Aquí debemos diferenciar entre información de uso privado (que sólo editas tú) e información de uso compartido (aunque ya prácticamente todo es compartido, ¿no?). Alojar los archivos en una herramienta en la nube como Dropbox, Evernote, OneDrive (para la empresa), Sharepoint (Office), nos permite otras ventajas como la coedición, el acceso en tiempo real y el ya mencionado trabajo colaborativo. Por no mencionar el abuso que hacemos de la capacidad de nuestros ordenadores (seguro que has visto el típico mensaje de “poco espacio en disco duro” o “tienes la bandeja de entrada al 95%, al límite de su capacidad”. ¿Sabías que puedes enviar por e-mail un enlace de descarga de un documento en lugar de adjuntar un archivo? Esto se puede hacer con Dropbox o OneDrive, por ejemplo. Con ello ahorrarás espacio en tu bandeja de correo.

5.                               Una herramienta para organizar el trabajo

Modelo clásico (no quiere decir que sea prescindible): qué típico es aún lo de “yo es que soy más de papelitos, de cuaderno, de agenda”, ¿verdad? Claro, y nosotros también lo utilizamos pero… si de productividad se trata, hay opciones mucho mejores. Y qué típico es hacer demasiadas reuniones o ninguna para planificar tareas (muchas veces directamente de palabra, dando lugar a malos entendidos, a directrices imprecisas y resultados pobres) y llevar un control del trabajo que realiza cada uno. Y qué típico es enviarse correos electrónicos con compañeros de trabajo (o proyecto) para resolver algo. Y qué típico es crear bases de datos en un Excel que guardamos “aislado” en el escritorio o gestiones de venta en una tabla en un Word.

Modelo nuevo: ¡Cuánto tiempo ahorrarías en las reuniones, eventos, clases y demás lugares donde tomamos notas si utilizaras una app como Nebo (que convierte tus notas en texto y las dispone para enviar o compartir)!

Afortunadamente, existen numerosas herramientas para la gestión de proyectos como Redbooth (antes Teambox), Trello, Planner (Office 365), por ejemplo. Estas soluciones han evolucionado hacia modelos de suscripción por el uso del servicio (SaaS o software as a service). Programas en la nube que, como comentamos, permiten acceder en cualquier momento, en cualquier dispositivo y gestionarlo de forma colaborativa. Enseguida hablaremos de opciones como los CRM e incluso los ERP. Esto se corresponde con lo que se conoce como workflow o flujos de trabajo.

Por un lado, el CRM es un software, un programa de gestión pero también se corresponde con un modelo, con una estrategia. Inicialmente, un CRM (Customer Relationship Management) sirve para gestionar las relaciones con los clientes en base a la recopilación (bases de datos) y estructura de información(proveniente de reuniones, llamadas, gestiones, etc.). Es una toma, centralización y análisis de datos que nos permite trabajar más rápido, mejor y, en consecuencia, optimizar la necesaria toma de decisiones para el desarrollo del negocio.

El CRM se corresponde con las tareas de “front office”, es decir aquellas vinculadas a la gestión de las ventas y relaciones comerciales (presupuestos, seguimiento, incidencias, gestiones, reuniones, etc.). Algunas herramientas son SumaCRM, Hubspot CRM, Salesforce, ForceManager, etc.

Por otro lado, los ERP (Enterprise Resource Planning) son sistemas de gestión de recursos que se ofrecen como soluciones tecnológicas para ayudar a controlar y mejorar muchos procesos internos como son la producción, logística, inventario, distribución, nóminas, facturas, contabilidad, etc. El ERP se corresponde con las tareas de “back office”, es decir aquellas vinculadas a la gestión de la empresa. Algunas herramientas son Anfix, Billib, Quoters. Por último, la herramienta Dynamics 365 de Microsoft quizás merezca una mención aparte ya que lo integra todo.

Conclusiones

Hubo un tiempo en el que, por un lado, los más curiosos y atrevidos, se creaban cuentas en todas las plataformas y medios sociales (social media) para probar, al principio, y por inercia porque había que estar. Ya no funciona el “café para todos”. Ahora debes seleccionar y probar sistemas adaptables y configurables en base a una estrategia coherente e integral y, en cualquier caso, tratar de reducir como sea el tiempo invertido. Y por otro lado, continúan estando aquellos que siguen haciendo “las cosas a su manera” remando contracorriente para subsistir sin ser conscientes de que la falta de competitividad acabará con ellos y con su agónica “lucha contra los molinos de viento”. ¿Tú de qué lado estás? ¿Qué opinas de todo esto?

En nuestras sesiones de formación procuramos que haya un mensaje claro (sencillo de comprender y algo más complejo de ejecutar): las herramientas TIC son simples de utilizar y tienen grandes beneficios(acceso en tiempo real, multidispositivo, de forma colaborativa), pero no hay que agobiarse, pero lo fundamental es que las personas tengamos bien definido su utilidad y función estratégica para una mejora sustancial de la productividad. Se habla mucho de business intelligence pero a veces no somos ni competentes ni competitivos. Falta un manual de uso, no ponemos las reglas y luego nos las saltamos a la mínima en cuanto las cosas se desmadran. En cualquier caso, seguimos aprendiendo y compartiendo, el viaje continúa. ¡Gracias por la lectura y buena suerte!

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La gestión del conocimiento: el oro invisible en la empresa del siglo XXI. Leer aquí.

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Lisandro Caravaca

Lisandro estudió Traducción e Interpretación y posteriormente un Máster de Técnico en Community Management y Redes Sociales. Su fuerte vinculación con la formación y la enseñanza desde muy pequeño le han llevado, a sus 23 años, a crear Eduskopia. Su aspiración es trabajar por conseguir un mayor conocimiento y concienciación por parte de la sociedad en cuanto al buen uso de la tecnología.Lisandro es el fundador y Director General de Eduskopia. Además, se encarga de la elaboración y la gestión del contenido y de las publicaciones tanto en la plataforma web como en los perfiles en redes sociales externas.

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